Il arrive en effet d'être confronté à des situations où, semble-t-il, des groupes ou des individus cherchent à profiter de la crédibilité de l'institution d'éducation ou de l'organisme communautaire où ils louent une salle pour mousser leur propre organisation en laissant supposer que les idées présentées sont acceptées ou associées avec l'institution.
Nous communiquons donc avec vous pour vous sensibiliser aux moyens de protéger votre institution contre certains problèmes de crédibilité et de responsabilité qui peuvent survenir lorsque vous louez des espaces à des personnes ou des organisations extérieures à votre institution.
En guise de comparaison, si les mêmes personnes voulaient louer un espace dans un hôtel, la perception publique et les implications relèveraient d'un tout autre ordre d'idées: louer des salles de réunion ou de conférence est la raison d'affaire des hôtels.
Nous voulons suggérer de considérer l'adoption d'une politique générale qui éviterait les malentendus entourant l'association de votre institution avec un particulier ou un groupe qui louerait un espace dans vos locaux.
À titre d'exemple, vous pourriez considérer une politique utilisée à l'Université de Genève. Lorsque vous louez ou allouez un espace, le contrat peut comprendre le texte suivant :
Dans le but d'éviter toute confusion avec les activités de (Nom de l'institution), je/nous le soussigné s'engage à ce que la mention de (Nom de l'institution) n'apparaisse pas dans le titre de l'annonce ou de la conférence sur l'ensemble des affiches, annonces, prospectus et autres matériaux imprimés. Par contre, le (Nom de l'institution) peut être mentionné dans l'indication du lieu de la manifestation en signalant le nom du bâtiment et en précisant la localisation de la salle, mais il devra apparaître en second plan et en caractère nettement plus petits que ceux de l'annonce proprement dite.Votre institution peut aussi demander à ceux qui louent votre espace d'inclure ce qui suit dans leur matériel de promotion :
(Nom de l'institution) est étrangère à l'organisation de cet événement et n'a fait que louer l'espace à l'usage de ce particulier ou de ce groupe.N'hésitez pas à nous contacter si nous pouvons vous être utiles.